Jawaban Tugas 1

1 Jenis-jenis pekerjaan kantor, antara lain :

1.Menghimpun

Yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala informasi yang belum ada atau informasi yang masih berserakan dimana-mana sehingga siap digunakan saat diperlukan.

Contoh : mengumpulkan data, mencari informasi, membuat kliping dll.

2. Mencatat

Merupakan kegiatan tulis-menulis mengenai data-data yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang mempunyai arti, dapat dikirim dan disimpan.

Contoh : membuat surat, membuat notula, mencatat kegiatan, dll.

3. Mengolah

Merupakan berbagai macam kegiatan untuk mengerjakan data dan informasi agar dapat tersaji dalam bentuk laporan yang lebih berguna.

Contoh : membuat rekapitulasi data, membuat laporan tertulis, membuat laporan keuangan.

4. Menggandakan

Merupakan kegiatan memperbanyak informasi dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.

Contoh : memfotokopi surat, mencetak informasi, dll

5.Mengirim

Yaitu kegiatan menyampaikan informasi dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kapada pihak lain.

Contoh : mengirim e-mail, faksimili, surat

6. Menyimpan

Yaitu kegiatan meletakkan informasi dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman.

Contoh : menyimpan surat/ arsip, menyimpan data/ informasi ke komputer, menyusun buku di perpustakaan

7.Melakuan Komunikasi

Yaitu kegiatan melakkuan pengiriman ide/ gagasan kepada pihak lain baik langsung ataupun menggunakan media dan mendapat respon dari penerima pesan.

Contoh : corespondence, telepon, teleconference, chatting

8.Menghitung

Kegiatan melakukan penetapan data yang berkaitan dengan angka.

Contoh : menghitung hasil penjualan, menghitung data keuangan

9. Pekerjaan lainnya

Yaitu pekerjaan-pekerjaan kantor lain yang mendukung tugas utama perusahaan.

Contoh : pelayanan tamu, kurir, cleaning service

Berdasarkan hasil penelitian G.R Terry terhadap perusahaan-perusahaan di AS, persentase pekerjaan-pekerjaan kantor untuk menunjang tugas utama perusahaan adalah sebagai berikut :

a.       Typing (mengetik)                                     = 24,6%

b.      Calculating (menghitung)                           = 19,5%

c.       Checking (memeriksa)                               = 12,3%

d.      Filling (menyimpan)                                  = 10,2%

e.       Telephoning (menelepon)                          =   8,8%

f.       Duplicating (menggandakan)                     =   6,4%

g.       Mailing (persuratan)                                   =   5,5%

h.      Other (lain-lain)                                         = 12,5%

  Total                                        = 100%
2.Jenis-jenis Sarana dan Prasarana Kantor

Sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan. Sedangkan prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek). Dengan istilah lebih mudahnya sarana lebih ditujukan kepada benda-benda yang bergerak seperti komputer, mesin dll sedangkan prasara merupakan benda yang tidak bergerak misalnya seperti tanah, gedung, ruangan dll.

a        Peralatan/perlengkapan kantor (Office Supplies)

Peralatan/perlengkapan kantor adalah alat atau bahan yang digunkana untuk membantu pelaksanaan pekerjaan kantor, sehingga menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan selesai lebih cepat, lebih tepat dan lebih baik. Peralatan/perlengkapan kantor dibedakan menjadi 2 (dua), yaitu:

1.)    Peralatan perlengkapan kantor dilihat dari bentuknya

a)      Peralatan kantor berbentuk lembaran (berbagai jenis kertas, map, amplop dlll)

b)      Peralatan/perlengkapan berbentuk non lembaran (stapler, perforator, binder clip, sandaran buku, bantalan stempel, ordner, gunting, pemotong kertas dll.

c)      Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk buku

(1)         Buku catatan (block note) yaitu buku untuk menulis catatan harian staf kantor

(2)         Buku pedoman organisasi, yaitu buku panduan tentang informasi yang berkaitan dengan organisasi, mulai dari sejarah, produk dan jasa, hingga prosedur kerja.

(3)         Buku alamat relasi yaitu buku yang berisi tentang daftar alamat dari berbagai macam organisasi lain/relasi yang khususnya sering melakukan kerja sama.

(4)         Buku telepon yaitu buku yang berisi daftar pelnggan telepon.

(5)         Kamus (kamus bahasa Indonesia dan asing)

(6)         Peta kota-kota besar

(7)         Buku tahunan yaitu buku yang berisi tentang informasi perkembangan/ kemajuan perushaan selama setahun terakhir

(8)         Buku tamu yaitu buku yang digunakan untuk mencatat tamu yang datang ke perusahaan

(9)         Buku agenda yaitu buku untuk mencatat surat yang masuk dan keluar

(10)     Buku catatan keuangan

(11)     Buku obyek pariwisata (brosur/pamflet)

2.)    Peralatan/perlengkapan kantor dilihat dari penggunaannya

a)      Barang habis pakai

Barang habis pakai adalah barang yang penggunaanya hanya satu/beberapa kali pakai atau tidak tahan lama. Contoh: kertas, tinta, karbon, staples, pulpen, pensil dll.

b)      Barang tidak habis pakai

Barang tidak habis pakai adalah barang/benda kantor yang penggunaannya tahan lama contoh: stapler, perforator, cutter dan gunting.

b        Mesin-mesin kantor (Office Mechine)

Mesin-mesin kantor (office mechine) adalah alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan kantor yang bekerja secara mekanik, elektrik dan magnetik. Contoh: komputer, laptop, LCD (Liquid Crystal Display), mesin tik, mesin fotokopi, mesin penghancur kertas (paper shredder), mesin pengganda dokumen, scanner, mesin absensi, kalkulator.

c         Mesin Komunikasi Kantor

Mesin komunikasi kantor adalah sarana kantor yang digunakan untuk melakukan komunikasi, baik di lingkungan organisasi sendiri maupun ke luar organisasi. Contoh: telepon, interkom, faksimili dan telepon wireles.

d        Perabot Kantor (Office Furniture)

Perabot kantor adalah benda-benda kantor yang terbuat dari kayu atau besi untuk membantu pelaksanaan tugas pekerjaan kantor. Contoh: Meja, kursi, sofa (meja dan kursi untuk tamu) rak buku, lemari, filing cabinet, papan tulis, brangkas/cash box, tempat majalah/koran meja resepsionis.

e         Interior kantor (Office Arrangement)

Ineteriuor kantor adalah benda-benda kantor yang digunakan untuk menambah suasana jadi menyenangkan sehingga memberi semnagat dan kenyamanan dalam menyelesaikan pekerjaan. Contoh: gambar-gambar, patung, lukisan bendera, vas bunga jam dinding dll.

f.       Tata Ruang Kantor (Office Lay Out)

1)      Tata ruang kantor adalah pengaturan ruangan kantor serta penyusunan alat-alat dan perabotan kantor sesuai dengan luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia sehingga memberikan kepuasan dan kenyamanan kepada karyawan dalam bekerja.

2)      Tujuan tata ruang kantor

a)      Memberikan kenyamanan kepada karyawan

b)      Memanfaatkan ruang kantor dengan maksimal

c)      Memudahkan arus komunikasi dan arus kertja

d)     Memudahkan dalam pengawasan

e)      Memudahkan dalam memberikan pelayanan

f)       Memudahkan gerakj karyawan dalam bekerja

g)      Memberikan rasa aman dan keleluasaan pribadi

h)      Menjauhkan dari kebisingan yang terjadi

i)        Memberikan pencitraan yang baik

3)      Bentuk-bentuk tata ruang kantor

a)      Ruang kantor terbuka (open plan office)

Ruang kantor terbuka (open plan office) adalah ruangan dimana semua kegiatan karyawan dilakukan bersama-sama dalam satu ruangan tanpa dipisahkan oleh tembok ataupun penyekat dari kayu.

Keuntungan ruang kantor terbuka:

·         Mudah merubah ruangan

·         Mudah dalam berkomunikasi dan berkoordinasi antar karyawan

·         Mudah dalam pengawasannya

·         Menghemat tenaga

·         Memudahkan penempatan, penggunaan dan perawatan peralatan kerja

·         Memperlancar arus pekerjaan

·         Cahaya mudah masuk dan udara mudah beredar

Kerugian ruang kantor terbuka:

·         Sulit melakukan pekerjaan yang bersifat rahasia

·         Kebisingan akan mudah terjadi sehingga konsentrasi kerja terganggu

·         Karyawan kurang leluasa dalam hal yang menyangkut pribadi.

b)      Ruang kantor tertutup Closed plan office)

Ruang kantor tertutup adalah ruangan kantor dimana ruangan dipisahkan oleh tembok-tembok atau penyekat yang terbuat dari kayu.

Keuntungan ruang kantor tertutup

·         pekerjaan yang sifatnya rahasia dapat terjaga

·         pimpinan maupun karyawan dapat bekerja lebih tenang

·         karyawan lebih leluasa dalam bekerja

Kerugian ruang kantor tertutup

·         pengawasan lebih sulit karena terhalang sekat

·         cahaya sulit masuk dan udara lebih sulit beredar

·         perubahan tempat lebih sulit dilakukan.

c)      Ruang kantor semi tertutup

Ruang kantor semi tertutup adalah ruang yang disekat hanya setinggi 1,5 meter. 

·         Keuntungan ruang kantor semi tertutup adalah untuk menjaga privasi kerja 

· kerugian ruang kantor semi tertutup adalah perubahan tempat lebih sulit dilakukan. 

 MENGIDENTIFIKASI PERSYARATAN PERSONIL ADMINISTRASI PERKANTORAN 

A.    Pengertian Personil Kantor 

Personil kantor adalah orang-orang atau karyawan/pegawai yang menjalankan atau melayani pekerjaan-pekerjaan dalam suatu organisasi/kantor pemerintah atau swasta untuk mencapai suatu tujuan tertentu, dengan mendapat imbalan jasa berupa gaji dan tunjangan. Seorang peonil kantor harus memiliki kepribadian dan kemampuan kerja di bidang keahliannya. 

B.     Macam-macam Personil Kantor 

a.       Administrator atau Petugas Pelaksana Administrasi

Adalah orang yang menentukan garis-garis besar kebijakan dan tujuan yang harus dijalankan oleh kantor sebagai pedoman dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

b.      Manajer

Adalah orang yang memimpin pelaksanaan kerja, menggerakan orang lain/para staf, mengelola dan mendayagunakan uang, peralatan, sarana prasarana kantor untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

c.       Staf atau Pembantu Ahli

Adalah para tenaga yang karena kecakapan dan kemampuan dalam bidangnya, bertugas membantu administrator dan manajer dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor

d.      Worker atau pegawai/pekerja

Adalah karyawan yang langsung digerakan oleh manajer dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor sehari-hari 

C.    Tugas dan Tanggung Jawab Personil Kantor 

Secara umum ada beberapa tugas dan tanggung jawab personil kanotr sebagai berikut:

a.       Kepala/pimpinan kantor bertugas memantau dan bertanggung jawab terhadap kelancaran aktivitas kantor secara keseluruhan, mengatur pembagian tugas pekerjaan personil, mengatur mekanisme kerja dan perlengkapan kerja kantor sesuai kebutuhan.

b.      Administrator bertugas mengelola urusan rumah tangga kantor dan bertanggung jawab mencatat dan menyimpan semua warkat atau surat keluar dan surat masuk serta urusan kearsipan dan kepegawaian pada umumnya.

c.       Bagian keuangan bertanggung jawab terhadap pengelolaan keuangan, mengatur arus kas keluar dank as masuk.

d.      Sekretaris, bertanggung jawab membuat agenda dan jadwal kegiatan kerja pimpinan, juga untuk karyawan di bagian lainnya serta membuat surat keluar.

e.       Penerima tamu/resepsionis bertanggung jawab atas pelayanan terhadap tamu atau orang-orang yang mempunyai kepentingan terhadap kantor, melayani telepon masuk dan keluar. 

D.    Perangkat kerja personil kantor 

Umumnya fasilitas kerja personil kantor antara lain meja dan kursi kerja, lemari arsip/filing cabinet, alat tulis, kertas, komputer, mesin tik, pesawat telepon dll. 

E.     Tahapan-tahapan Pengadaan Personil Kantor

a.      Analisis jabatan (Job analisys) 

Adalah suatu kegiatan untuk memberikan analisa atau menganalisis pekerjaan-pekerjaan apa saja yang harus dilakukan, bagaimana mengerjakannya dan mengapa harus dilaksanakan. Analisis jabatan juga merupakan informasi tentang jabatan itu sendiri dan syarat-syarat yang diperlukan untuk dapat menduduki jabatan tersebut.

Manfaat analisa jabatan adalah untuk memberikan informasi mengenai hal-hal yang berhubungan dengan uraian pekerjaan (job description) spesifikasi pekerjaan (job specification) dan evaluasi pekerjaan (job evaluation).

Selain itu analisa jabatan juga berguna untuk:

1)      Perekrutan dan seleksi karyawan

2)      Kompensasi gaji karyawan

3)      Evaluasi jabatan

4)      Penilaian prestasi kerja karyawan

5)      Pelatihan (training)

6)      Promosi dan pemindahan karyawan

7)      Organisasi

8)      Memperkaya pekerjaan

9)      Penyederhanaan pekerjaan

10)  Penempatan karyawan 

b.      Rekrutmen 

Adalah suatu proses usaha untuk mencari dan mempengaruhi tenaga kerja agar mau melamar utnuk lowongan kerja yang ada dalam suatu perusahaan atau instansi, baik instansi swasta maupun pemerintah. 

1)      Penentuan dasar rekrutmen 

Rekrutmen harus berpedoman pada spesifikasi pekerjaan yang telah ditentukan untuk mengisi jabatan tersebut. Spesifikasi pekerjaan harus diuraikan dengan jelas, sehingga pelamar mengetahui kualifikasi apa yang dibutuhkan untuk mengisi lowongan kerja tersebut. Misalnya, tingkat pendidikan, usia, jenis kelamin, dan kemampuan yang dimiliki. 

2)      Penetuan sumber-sumber rekrutmen

a)      Sumber internal 

Yaitu tenaga kerja/karyawan yang akan mengisi suatu lowongan kerja diambil dari dalam perusahaan tersebut, dengan cara perpindhaan atau mutasi karyawan yang memenuhi spesifikasi. 

Kelebihan sumber internal 

(1)   Meningkatkan kinerja dan disiplin karyawan, karena terdapat peluang untuk promosi

(2)   Loyalitas karyawan menjadi tinggi

(3)   Biaya rekrutmen dapat ditekan

(4)   Waktu perekrutan relative singkat 

Kelemahan sumber internal 

(1)   Kurang membuka kesempatan untuk angkatan kerja baru yang berada di luar perusahaan

(2)   Kurang ada wibawa bagi karyawan yang dimutasikan 

b)     Sumber eksternal 

Yaitu tenaga kerja yang akan mengisi suatu lowongan kerja diambil dari luar perusahaan, antara lain melalui sebagai berikut:

(1)   Pelamar datang sendiri

(2)   Kantor Dinas Tenaga Kerja

(3)   Lembaga-lembaga pendidikan

(4)   Pemuatan iklan

(5)   Referensi seseorang/rekanan karyawan

(6)   Mengambil dari perusahaan lain

(7)   Nepotisme 

Kelebihan sumber eksternal 

(1)   Kewibawaan karyawan yang diterima relative baik

(2)   Kemungkinan akan membawa sistem kerja baru 

Kelemahan sumber eksternal 

(1)   Kurang ada kesempatan promosi bagi karyawan lama

(2)   Biaya rekrutmen relative besar karena akan ada biaya iklan dan biaya tahapan seleksi

(3)   Waktu perekrutan lebih lama

(4)   Loyalitas terhadap perusahaan belum bisa diketahui. 

3)      Metode-metode Rekrutmen

a)      Metode tertutup 

Yaitu pelaksanaan rekrutmen dikalangan terbatas, hanya untuk karyawan dan orang-orang tertentu saja, sehingga lamaran yang masuk tidak banyak dengan demikian akan sulit memperoleh karyawan yang baik. 

b)     Metode terbuka 

Yaitu pelaksanaan rekrutmen yang diumumkan melalui iklan di media massa. Hal ini dilakukan untuk mendapatkan banyak lamaran, sehingga kesempatan memperoleh karyawan yang baik dan andal menjadi lebih besar. 

4)      Kendala-kendala rekrutmen 

a)      Kebijakan perusahaan tentang gaji

b)      Persyaratan jabatan yang banyak

c)      Kecilnya soliditas perusahaan

d)     Metode yang digunakan dalam rekrutmen

e)      Kondisi pasar tenaga kerja

f)       Kondisi lingkungan eksternal. 

c.       Seleksi 

Seleksi adalah tahapan kegiatan suatu perusahaan dalam rangka memiliki karyawan yang qualified (berkualitas) sehingga pembinaan, pengembangan dan pengaturan karyawan menjadi lebih baik. 

1)      Proses seleksi 

Penyaringan – tes – wawancara awal – evaluasi latar belakang dan referensi – wawancara mendalam – tes kesehatan/fisik- pengambilan keputusan 

2)      Langkah-langkah seleksi personil kantor 

a)      Seleksi administratif

Yaitu seleksi persyaratan administrative sesuai kebutuhan dilihat dari berkas lamaran yang dikirimkan.

b)      Penarikan tenaga kerja

Perusahaan harus selalu memonitor bursa tenaga kerja untuk mengetahui penawaran dan permintaan tenaga kerja yang dibutuhkan.

c)      Klasifikasi jabatan

Merupakan dasar seleksi untuk mendapatkan tenaga kerja yang sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan untuk memegang suatu jabatan tertentu.

d)     Tes dan wawancara

(1)   Tes

Tes dapat digolongkan beberapa macam yaitu: 

§  Tes individu yaitu tes kemampuan yang dilakukan secara perseorangan, biasanya dengan prkatik. 

§  Tes kelompok yaitu tes kemampuan yang dilakukan secara bersama, biasanya dengan praktik atau tertulis. 

§  Tes intelegensi yaitu tes untuk mengetahui tingkat kecerdasan 

§  Tes kepribadian (personality test) yaitu tes untuk mengetahui kepribadian pelamar 

§  Tes minat (interest test) yaitu tes untuk mengetahu minat pelamar 

§  Tes bakat (aptitude test) tes untuk mengukur bakat pelamar 

§  Tes kesehatan (medical test) yaitu tes untuk mengetahui kesehatan pelamar.

(2)   Wawancara

Tujuan wawancara: 

§  Memastikan bahwa pelamar benar-benar berminat untuk bekerja

§  Memastikan data tertulis pelamar di dalam formulir lamaran

§  Memastikan bahwa pelamar yang dipilih adalah orang yang tepat sesuai persyaratan yang telah ditetapkan

§  Memberikan informasi kepada pelamar tentang perusahaan, tentang jenis pekerjaan dan jabatan yang tersedia. 

§  Ajang promosi bagi perusahaan.

  e)      Penempatan personil kantor

f)       Setelah melalui proses seleksi, dan pelamar memperoleh status sebagai karyawan kemudian ditempatkan pada jabatan tertentu. 

3)      Tujuan seleksi 

Untuk memperoleh karyawan yang :

a)      Qualified dan professional

b)      Jujur dan disiplin

c)      Inovatif dan bertanggung jawab

d)     Cakap dengan penempatan yang tepat

e)      Kreatif dan dinamis

f)       Berdedikasi tinggi

g)      Memenuhi syarat undang-undang perburuhan

h)      Dapat bekerja sama

i)        Dapat bekerja mandiri

j)        Mudah berkembang

k)      Mempunyai budaya dan perilaku malu 

4)      Kualifikasi seleksi 

Kualifikasi seleksi biasanya meliputi umur, keahlian, pendidikan, kesehatan fisik, jenis kelamin, bakat, wajah, karakter, pengalaman, kejujuran, kerja sama, kedisiplinan, inisiatif dan kreatif. 

F.     Syarat-syarat personil kantor 

 a.      Persyaratan pengetahuan
Persyaratan pengetahuan biasanya masih diukur dari tingkat pendidikan calon pekerja. 
b.      Persyaratan keterampilan
Seorang personil kantor dinyatakan terampil bekerja apabila karyawan administrasi telah mampu dengan baik melaksanakan tugas-tugas pelayanan yang mencakup enam kegiatan yaitu menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan. 
c.       Persyaratan kepribadian
Syarat kepribadian yang diperlukan oleh seorang personil kantor adalah sebagai berikut:
1)      Loyalitas yaitu kesetiaan terhadap perusahaan dan pekerjaannya
2)      Tekun dan rajin yaitu setiap melaksanakan pekerjaan selalu dikerjakan dengan sungguh-sungguh, cermat dan teliti.
3)      Kesabaran yaitu teliti, ulet dan tidak cepat putus asa dalam melaksanakan pekerjaan
4)      Kerapian yaitu setiap pekerjaan dilakukan dengan baik, rapid an tidak berantakan. Dapat pula diartikan sebagai rapi dalam berpakaian, santun dalam bersikap.
5)      Dapat menyimpan rahasia. 
G.    Pelatihan dan Pengembangan Personil Kantor
a.      Pengertian pelatihan dan pengembangan
Pelatihan adalah kegiatan peningkatan kemampuan dan ketrampilan teknis karyawan untuk melaksanakan pekerjaannya.
Pengembangan adalah peningkatan kemampuan dalam pengambilan keputusan dan memperluas hubungan manusia (human relation) bagi karyawan tingkat menengah dan atas (tingkat manajerial). 
b.      Manfaat pelatihan
1)      Meningkatkan kinerja personil kantor
2)      Karyawan dapat berkembang dengan lebih cepat dan lebih baik
3)      Karyawan akan mampu bekerja dan melaksanakan tugas dengan baik, efisien dan efektif
4)      Karyawan diberi kesempatan untuk mengembangkan potensi diri
5)      Pelatihan diharapkan mampu meningkatkan etos kerja karyawan dan meningkatkan produktivitas perusahaan. 
c.       Jenis dan Tujuan Pelatihan
1)      Supervisory training
Adalah pelatihan yang bertujuan membantu perusahaan untuk membimbing para karyawan, dimana para peserta pelatihan ditugaskan sebagai instruktur untuk melatih para karyawan.
2)      Administrative training
Adalah pelatihan yang bertujuan memberikan pengetahuan etentang bagaimana mempraktikan teknik-teknik kerja yang berhubungan dengan pekerjaan kantor
3)      Office Method Training
Adalah pelatihan yang brtujuan melatih karyawan tentang bagaimana cara-cara melakukan pekerjaan yang rutin, khususnya bidang kesekrtariatan
4)      Refreshing training
Adalah pelatihan yang bertujuan memberikan penyegaran atas informasi tentang pekerjaan yang sudah dimiliki oleh karyawan sebelumnya.
Tujuan pelatihan secara umum adalah:
1)      Meningkatkan keterampilan dan pengetahuan karyawan
2)      Mengembangkan keahlian karyawan agar dapat bekerja secara efisien dan efektif
3)      Mengubah dan membenuk sikap karyawan
4)      Mengembangkan semangat, kesenangan dan kemauan kerja karyawan
5)      Memudahkan pengawasan terhadap karyawan. 
d.      Komponen pelatihan dan pengembangan
1)      Sasaran dan tujuan harus terukur jelas
2)      Materi disesuaikan dengan tujuan dan sasaran yang ingin dicapai.
3)      Metode disesuaikan dengan kemampuan peserta pelatihan
4)      Peserta harus memenuhi syarat
5)      Para pelatih (trainers) harus memenuhi syarat. 
e. Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam pelatihan dn pengembangan
1)      Perbedaan masing-masing karyawan
2)      Hubungan dengan analisis jabatan
3)      Motivasi
4)      Seleksi peserta pelatihan
5)      Metode pelatihan dan pengembangan 
H.    Mutasi Personil Kantor
a.      Pengertian mutasi
Mutasi adalah proses pemindahan posisi/jabatan/tempat/pekerjaan seorang karyawan, baik secara horizontal (rotasi kerja/transfer) ataupun vertical (promosi dan dmeosi) dalam suatu organisasi

1)      Mutasi atas keinginan perusahaan
Alasan mutasi ini biasanya sebagai berikut:
a)      Perusahaan sedang berupaya menjamin kelangsungan pekerjaan karyawan tersebut dan menunjukan bahwa mutasi bukan hanya sebagai hukuman
b)      Perusahaan ingin meyakinkan bahwa karyawan tidak akan diberhentikan meskipun kurang cakap atau tidak mampu bekerja.
c)      Untuk penyegaran suasana, supaya tidak jenuh.
2)      Mutasi atas keinginan karyawan sendiri
Alas an mutasi ini antara lain:
a)      Karyawan merasa sudah tidak sesuai lagi dengan bidang tugas dan pekerjaannya
b)      Karyawan merasa lingkungan kerja sudah tidak sesuai
c)      Karyawan merasa sudah tidak bisa bekerja sama lagi dengan teman sekerjanya bahkan atasannya. 
b.      Cara Mutasi
1)      Horizontal (rotasi kerja/mutasi biasa)
Adalah pemindahan karyawan dari satu posisi/jabatan/tempat/pekerjaan ke posisi/jabatan/tempat/pekerjaan yang lain yang setara tanpa diikuti dengan kenaikan atau penurunan jabatan.
Manfaat rotasi kerja/mutasi biasa antara lain;
a)      Untuk memenuhi karyawan di bagian lain
b)      Untuk memenuhi keinginan karyawan disesuaikan dnegan minat, keahlian dan bidang tugas serta kemampuannya.
c)      Untuk mengatasi rasa bosan dan jenuh
d) Untuk memberikan motivasi kepada karyawan dalam mengembangkan kemampuannya. 
2)      Vertikal
a)      Promosi
Promosi adalah pemidahan karyawan dari satu jabatan ke jabatan lain yang lebih tinggi disertai dengan wewenang dan tanggung jawab yang lebih besar.
Manfaat promosi:
(1)   Untuk meningkatkan semangat dan gairah kerja karyawan
(2)   Untuk menciptakan persaingan yang sehat
(3)   Untuk membina jenjang karir karyawan
(4)   Untuk mengembangkan kemampuan karyawan
(5)   Untuk mengisi formasi jabatan tertentu dengan memanfaatkan sumber daya manusia dari dalam perusahaan
(6)   Sebagai jaminan bagi karyawan bahwa setiap karyawan akan diberi kesempatan untuk maju. 
b)     Demosi
Demosi adalah pemindahan karyawan dari satu jabatan ke jabatan lain yang lebih rendah dalam suatu organisasi, sehingga wewenang, tanggung jawab, pndapatan dan statusnya pun lebih rendah. Pada dasarnya demosi dapat terjadi karena beberapa hal, antara lain:
(1)   Karyawan melakukan tindkan yang merugikan perusahaan sehingga perlu diberi hukuman.
(2)   Membangkang.
(3)   Perusahaan sedang mengalami krisis keuangan sehingga perusahaan melakukan reorganisaasi atau perampingan karyawan
(4)   Pengaruh dari keadaan pasar tenaga kerja, dimana suplay melebihi permintaan
(5)   Karyawan tidak mampu mengerjakan tugas dan pekerjaannya. 
3)      Macam-macam mutasi
a)      Ditinjau dari tempat kerja karyawan
(1)   Mutasi antar urusan
(2)   Mutasi antar seksi
(3)   Mutasi antar bagian
(4)   Mutasi antar biro
(5)   Mutasi antar instansi
b)      Ditinjau dari tujuan dan maksud mutasi
(1)   Production transfer yaitu mutasi pada jabatan yang sama karena produksi di tempat yang lama menurun
(2)   Replacement transfer yaitu dari jabatan yang sudah lama dipegang ke jabatan yang sama di bagian lain, untuk menggantikan karyawan yang belum lama bekerja atau karyawan yang diberhentikan
(3)   Versatility transfer yaitu mutsi dari jabatan yang satu ke jabatan yang lain untuk menambah pengetahuan karyawan  yang bersangkutan
(4)   Shift transfer yaitu mutasi dalam jabatan yang sama. Misalnya shift malam pindah ke shift siang.
(5)   Remedial transfer yaitu mutasi karyawan ke bagian mana saja untuk memupuk dan memperbaiki kerja sama antar karyawan
c)      Ditinjau dari masa kerja karyawan
(1)   Temporary transfer yaitu mutasi yang bersifat sementara untuk mengganti karyawan yang cuti atau berhalangan
(2)   Permanent transfer yaitu mutasi yang bersiofat tetap 
I.       Pemberhentian Personil Kantor
Pemberhentian atau pemutusan hubungan kerja berarti berakhirnya ikatan antara karyawan dengan organisasi/perusahaan. 
a.      Penyebab terjadinya pemutusan hubungan kerja
1)      Karena karyawan melakukan kesalahan fatal terhadap perusahaan.
2)      Karena perampingan karyawan
3)      Karena inisiatif sendiri
4)      Karena sudah mencapai usia pension
5)      Karena sakit
6)      Karena tidak cakap jasmani dan rohani
7)      Karena melakukan pelanggaran peraturan disiplin karyawan
8)      Karena meninggal dunia
9)      Karena terkena wajib militer
10)  Karena terlibat partai terlarang
Tingkatan pemberhentian dari perusahaan ada dua macam yaitu:
1)      Pemberhentian dengan hormat, misalnya karena pension
2)      Pemberhentian dengan tidak hormat misalnya karena karyawan melakukan kesalahan fatal 
b.      Hak dan kewajiban personil yang diberhentikan
Pemberhentian karyawan swasta laim disebut PHK dan karyawan negeri disebut pensiun, dan ini akan menimbulkan hak bagi karyawan dan kewajiban bagi perusahaan/instansi. Hak dan kewajiban itu biasanya berupa uang pesangon, uang jasa, dan uang ganti rugi untuk karyawan sawasta dan untuk karyawan negeri  berupa uang pensiun.
A.  Pengertian Administrasi :
Secara etimologi, administrasi berasal dari bahasa latin yaitu Ad, dan Ministrare. Ad artinya intensif, Ministrare artinya melayani, membantu, memenuhi.
Dalam bhs Inggris “administration” artinya Tata Usaha. 
Pengertian administrasi dalam arti sempit : 
Kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan tujuan menyediakan keterangan bagi pihak yang membutuhkan serta memudahkan memperoleh kembali informasi secara keseluruhan dalam hubungan satu sama lain. 
Pengertian administrasi dalam arti luas : 
Kegiatan kerjasama yang dilakukan oleh  dua orang atau lebih berdasarkan pembagian kerja yang telah ditentukan dalam struktur organisasi dengan mendayagunakan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien. 
Pengertian Kantor 
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), kantor adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan/ Tempat bekerja.
Kantor adalah wadah atau tempat untuk sekelompok orang melakukan kegiatan tata usaha. 
Pengertian Administrasi Kantor 
Administrasi perkantoran dalam kepustakaan luar negeri disebut office management (manajemen kantor).
Pengertian manajemen kantor (office management) menurut beberapa ahli :
1.      William Spriegel dan Ernest Davies
Manajemen kantor adalah pengarahan menyeluruh terhadap kegiatan-kegiatan seperti  transportasi, manufacturing, pergudangan dan penjualan. 
2.      George R. Terry
Manajemen kantor adalah perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian dan pengawasan pekerjaan kantor dan pelaksanaannya untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
3.      Arthur Granger
Manajemen kantor adalah fungsi dari tata penyelenggaraan pelayanan komunikasi dan perekaman dan perekaman dari suatu organisasi.
4.      William Leffingwell dan Edwin Robinson
Manajemen kantor merupakan fungsi, yang merupakan cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor secara efisien, kapan pun, dan di mana pun pekerjaan itu dilakukan. 
E.Umumnya, pekerjaan kantor disebut juga clerical work (pekerjaan tulis) atau paper work (pekerjaan kertas). Di Indonesia pekerjaan kantor sering disebut dengan pekerjaan tata usaha atau administrasi
 Berikut beberapa pengertian pekerjaan kantor menurut beberapa ahli :
1.      George R. Terry :
Pekerjaan perkantoran meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat, guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan pengawasan pimpinan.
2.      William Leffingwell dan Edwin Robinson :
Pekerjaan kantor berkenaan dengan warkat-warkat dari badan usaha, pembuatan warkat-warkat, dan pemeliharaannya untuk digunakan mencari keterangan di kemudian hari.
3.      Geoffrey Mills dan Oliver Standingford :
Pekerjaan kantor menekankan pada fungsi kantor, yaitu menyediakan suatu pelayanan mengenai komunikasi dan warkat, antara lain menerima, mencatat, mengolah, memberikan keterangan dan melindungi harta kekayaan. 
Kesimpulan : 
Pekerjaan kantor adalah pekerjaan penunjang tugas utama /pokok, yang berkaitan dengan pekerjaan dibidang tulis-menulis, catat mencatat yang berhubungan dengan pekerjaan kertas, maupun pelayanan.
Dengan kata lain, pekerjaan kantor berkaitan dengan kegiatan tata usaha yang dilakukan di setiap organisasi/ perusahaan mulai dari pucuk pimpinan tertinggi sampai tingkatan terendah.
F. Menghimpun, Mencatat,   Mengolah ,Menggandakan,Mengirim, Menyimpan,  Melakuan Komunikasi, Menghitung ,  Pekerjaan lainnya 
G.a.Peralatan/perlengkapan kantor adalah alat atau bahan yang digunkana untuk membantu pelaksanaan pekerjaan kantor, sehingga menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan selesai lebih cepat, lebih tepat dan lebih baik
  b.  Mesin-mesin kantor (office mechine) adalah alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan kantor yang bekerja secara mekanik, elektrik dan magnetik 
c. Mesin komunikasi kantor adalah sarana kantor yang digunakan untuk melakukan komunikasi, baik di lingkungan organisasi sendiri maupun ke luar organisasi.
d. Perabot kantor adalah benda-benda kantor yang terbuat dari kayu atau besi untuk membantu pelaksanaan tugas pekerjaan kantor.
e. Ineteriuor kantor adalah benda-benda kantor yang digunakan untuk menambah suasana jadi menyenangkan sehingga memberi semnagat dan kenyamanan dalam menyelesaikan pekerjaan.
 f. Tata ruang kantor adalah pengaturan ruangan kantor serta penyusunan alat-alat dan perabotan kantor sesuai dengan luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia sehingga memberikan kepuasan dan kenyamanan kepada karyawan dalam bekerja.
1. Bekerjasama dengan kolega dan pelanggan :
a. Berkomunikasi di tempat kerja
b. Menyediakan bantuan kepada pelanggan didalam dan diluar perusahaan/kantor
c. Memelihara standar presentasi pribadi
d. Bekerja dalam satu tim
e. Respon panggilan telepon
f. Melakukan panggilan telepon

2. Melindungi aturan kerja, budaya kerja dan K3 :
a. Mengenali dan memelihara prosedur kerja
b. Mendukung perbaikan yang berkesinambungan
c. Memelihara prosedur pencatatan
d. Mengikuti prosedur keamanan, keselamatan dan kesehatan kerja (K3)
e. Menjaga standar keamanan dan penampilan diri
f. Memberikan umpan balik mengenai keamanan, keselamatan dan kesehatan kerja
g. Menghadapi situasi darurat ( emergency ) 

I.   Syarat-syarat personil kantor 

a.      Persyaratan pengetahuan 

Persyaratan pengetahuan biasanya masih diukur dari tingkat pendidikan calon pekerja. 

b.      Persyaratan keterampilan 

Seorang personil kantor dinyatakan terampil bekerja apabila karyawan administrasi telah mampu dengan baik melaksanakan tugas-tugas pelayanan yang mencakup enam kegiatan yaitu menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan. 

c.       Persyaratan kepribadian 

Syarat kepribadian yang diperlukan oleh seorang personil kantor adalah sebagai berikut:

1)      Loyalitas yaitu kesetiaan terhadap perusahaan dan pekerjaannya

2)      Tekun dan rajin yaitu setiap melaksanakan pekerjaan selalu dikerjakan dengan sungguh-sungguh, cermat dan teliti.

3)      Kesabaran yaitu teliti, ulet dan tidak cepat putus asa dalam melaksanakan pekerjaan

4)      Kerapian yaitu setiap pekerjaan dilakukan dengan baik, rapid an tidak berantakan. Dapat pula diartikan sebagai rapi dalam berpakaian, santun dalam bersikap.

5)      Dapat menyimpan rahasia.