A Pengertian RapatC Jenis Jenis Rapat
Rapat adalah suatu pertemuan antar anggota organisasi/ perusahaan yang bertujuan untuk merundingkan atau memecahkan masalah yang menyangkut kepentingan organisasi/perusahaan.
B Fungsi Rapat
1. Untuk memecahkan masalah
2. Untuk menyampaikan informasi
3. Sebagai forum demokrasi
4. Sebagai alat koordinasi yang baik antara peserta rapat dengan perusahaan/organisasi
5. Sebagai sarana bernegosiasi
6. Ketentuan hokum
1.Menurut tujuannya
a. Rapat penjelasan adalah rapat yang dilaksanakan untuk menberikan penjelasan kepada para peserta rapat
b. Rapat pemecahan masalah adalah rapat yang dilaksanakan untuk memecahkan masalah yang sedang dihadapi
c. Rapat perundingan adalah rapat yang dilakukaan untuk merundingkan suatu perselisihan atau mencari jalan tengah agar tidak merugikan kedua belah pihak.
2.Menurut sifatnya
a. Rapat resmi (formal meeting) adalah rapat yang di selenggarakan untuk membahas masalah-masalah yang sangat penting dan berlaku peraturan keprotokolan yang mengatur kelancaran jalannya rapat.
b. Rapat tidak resmi (informal meeting) adalah rapat yang diadakan tidak berdasarkan perencanaan yang formal.
c. Rapat terbuka adalah rapat yang dapat dihadiri oleh semua anggota dan materi yang dibahas tidak merupakan masalah yang bersifat rahasia.
d. Rapat tertutup adalah rapat yang dihadiri peserta rapat tertentu saja dan masalah yang dibahas merupakan masalah-masalah yang masih bersifat rahasia.
3.Menurut jangka waktu
a. Rapat mingguan adalah rapat yang diadakan seminggu sekali dan biasanya membahas masalah-masalah yang bersifat rutin.
b. Rapat bulanan adalah rapat yang diadakan setiap sebulan sekali dan membahas masalah-masalah yang terjadi sebulan yang lalu.
c. Rapat semesteran adalah rapat yang diadakan setiap 6 bulan sekali yang membahas masalah-masalah yang terjadi selama enam bulaln yang lalu dan program-program selanjutnya untuk enam bulaln kedepan.
d. Rapat tahunan adalah rapat yang diadakan setahun sekali. Contoh : rapat pemegang saham, rapat dewan komisaris, rapat paripurna DPR.
4.Menurut frekuensinya
a. Rapat rutin adalah rapat yang sudah ditentukan waktunya.
b. Rapat insidentil adalah rapat yang tidak terjadwal.
D. Syarat Syarat Rapat Yang Baik
1. Suasana terbuka , setiap peserta rapat siap untuk menerima informasi dari siapapun.
2. Tidak ada monopoli , dalam rapat semua pihak yang terlibat mempunyai hak yang sama dalam mengeluarkan pendapat.
3. Partisipasi aktif dari peserta rapat, para peserta rapat harus turut aktif dalam memecahkan masalah dalam rapat.
4. Bimbingan dan pengawasan dari pimpinan, pemimpin rapat harus dapat memberikan bimbingan kepada seluruh peserta rapat agar mau berperan aktif dalam rapat dan juga harus dapat memonitori jalannya rapat sehingga pembahasan tidak menyimpang dari tujuan.
5. Perdebatan berdasarkan argumentasi bukan emosi, persdebatan hendaknya berdasarkan alasan – alasan yang kuat atas dasar fakta bukan emosi.
6. Pertanyaan singkat dan jelas, pertanyaan – pertanyaan yang diajukan dalam rapat hendaknya cukup singkat, padat, dan jelas sehingga mudah dimengerti oleh seluruh peserta rapat.
7. Disiplin waktu, akan membuat para peserta rapat menjadi lebih disiplin dan pelaksanaan rapat menjadi lebih tertib.
E. Perencanaan Dan Persiapan Rapat
Prinsip dasar dalam mempersiapkannya yaitu,
Why ?mengapa rapat perlu diselenggarakan? hal ini untuk menentukan urgensi dari rapat tersebut.
What ? apa masalah yang akan dibicarakan dalam rapat? Hal ini untuk mempersiapkan agenda rapat.
Who? Siapa saja yang akan diundang dalam rapat tersebut? Hal ini untuk menentukan peserta rapat yang diundang.
Where? Dimana rapat akan diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan tempat penyelenggaraan rapat
When? Kapan rapat akan diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan hari,tanggal,dan waktu rapat akan diselenggarakan.
How? Bagaimana rapat akan diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan apakah rapat tersebut akan diselenggarakan secara berkala atau hanya satu kali, tertutup atau terbuka, dengan bdahan rapat yang dibagikan dulu atau dengan LCD projektor, tape, video, dan alat lain.
Tanggung jawab sekretaris dalam persiapan penyelenggaraan rapat adalah sebagai berikut.
1.Membuat Agenda Rapat Dan Susunan Acara Rapat
Agenda rapat adalah daftar yang berisi pokok – pokok permasalahan yang akan dibicarakan dalam suatu rapat. Susunan acara rapat adalah rincian atau penjabaran lebih lanjut dari topik – topik dalan agenda rapat.
2.Menentukan Peserta Rapat, siapa saja peserta yang akan diundang.
3.Membuat Undangan Rapat
Undangan yang dibuat hendaklah memenuhi beberapa syarat yaitu sebagai berikut.
1. Menggunakan kepala surat atau kop surat
2. Mencantum nomor surat undangan serta tanggal pembuatannya
3. Mencantumkan perihal undangan rapat
4. Nama – nama orang yang diundang rapat
5. Hari, tanggal, waktu, dan tempat rapat tersebut diselenggarakan.
6. Ditandatangani oleh pejabat yang bertanggung jawab atas surat undangan tersebut.
7. Sekretaris juga harus memperhitungkan waktu untuk mencetak undangan, memprosesnya, hingga waktu pengirimannya.
4.Membuat Daftar Hadir Rapat
digunakan untuk mengetahui jumlah peserta yang datang pada suatu rapat.
5.Mempersiapkan Bahan Rapat
Bahan bahan rapat yang perlu dibutuhkan antara lain :
A.agenda rapat
B.notula rapat yang lalu (apabila rapat tersebut merupakan kelanjutan dari rapat sebelumnya)
C.bahan – bahan rapat yang akan dibicarakan dalam rapat (makalah, laporan-laporan, dsb)
Bahan - bahan tersebut disatukan dalam map.
6.Mempersiapkan Peralatan Dan Perlengkapan Rapat
Peralatan dan perlengkapan yang perlu dipersiapkan dalam rapat antara lain sbb:
• White board lengkap dengan spidol dan penghapus
• Flip chart lengkap dengan spidol
• LCD projector atau OHP (Over Head Projector) lengkap dengan layarnya
• Sound system lengkap dengan mikrofonnya
• Map atau tas yang digunakan untuk menempatkan bahan – bahan rapat
• Block note dengan bolpointnya
• Name tag untuk peserta
• Komputer atau laptop
Contoh daftar kebutuhan peralatan dan perlengkapan rapat
7.Mempersiapkan Ruang Rapat
Hal – hal yang harus dipersiapkan berhubungan dengan pengaturan ruang rapat yaitu :
a.cahaya penerangan
bila ruangan tidak menggunakan penerangan buatan tetapi penerangan cahaya sinar matahari, pengaturan tempat duduk harus harus disesuaikan dengan arah datangnya sinar matahari
b.ventilasi udara usahakan agar udara di ruang rapat tatap sejuk
c.pengaturan tempat duduk
ada beberapa macam pengaturan tempat duduk di ruang rapat yaitu
8.Akomodasi /Penginapan
sekretaris harus mengatur pemilihan tempat yang cocok untuk pelaksanaan rapat tersebut mulai dari pemesanan tempat, pembagian kamar, hingga pengecekan terakhir akan kearsipan penginapan untuk peserta rapat.
9.Transportasi
jika suatu rapat tidak dilaksanakan di dalam kantor, tentunya transportasi para peserta rapar ke tempat rapat harus dipersiapkan.
10.Konsumsi
Konsumsi berupa minuman dan makanan ringan dapat disajikan dengan cara berikut:
Disajikan sebelum peserta rapat duduk
Disajikan selama rapat berlangsung
Disajikan pada waktu istirahat dengan cara mengambil sendiri
Disajikan secara kombinasi, pada awal rapat tersedia minum dan pada saat istirahat para peserta rapat mengambil sendiri makanan dan minuman di tempat yang telah disediakan.
11.Kesehatan
Untuk kegiatan rapat yang pelaksanaannya lebih dari satu hari, hendaknya disediakan unit kesehatan untuk menjaga kesehatan bagi para peserta rapat.
12.Pengecekan Persiapan Terakhir
Hal – hal yang perlu diperhatikan antara lain sebagai berikut :
Apa kursi telah cukup sesuai dengan jumlah peserta rapat?
Apakah letak tempat duduk sesuai dengan fungsi?
Apakah semua alat perlengkapan rapat telah tersedia dalam ruangan?
Apakah bahan – bahan atau materi rapat yang akan digunakan dalam rapat akan disiapkan dalam suatu map?
Apakah daftar hadir, agenda rapat, dan susunan acara telah disiapkan?
Apakah konsumsi rapat telah disiapkan/dipesan?
Tidak ada komentar:
Posting Komentar