Penyelanggaraan Rapat

A . Tipe – Tipe Pemimpin Rapat

1.      Tipe otoriter

Ciri cirinya suka memaksa kehendak, merasa paling berkuasa, dan merasa paling mengetahui segala hal, sehingga kurang memberikan kesempatan kepada para peserta rapat untuk  mengemukakan pendapatnya.

2.      Tipe demokratis

Ciri cirinya bersifat terbuka, mau menerima kritik dan saran dari peserta rapat, memberikan kesempatan kepada peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya, berperan sebagai pemimpin.

3.      Tipe laziess – fire

Ciri ciri : memberikan kebebasan kepada para peserta rapat untuk mengendalikan jalannya rapat. Pemimpin bersifat pasif dan cenderung masa bodo, tidak terlibat langsung dalam kegiatan kelompok, tidak punya inisiatif, dan cenderung bersikap sebagai penonton saja.

B.  Tipe Tipe Peserta Rapat

1.      Tipe pemberi informasi

Peserta rapat dengan tipe pemberi informasi memiliki ilmu pengetahuan dan wawasan yang sangat luas serta ingatan yang sangat kuat terhadap sesuatu, sehingga sering dijuluki kamus berjalan.

2.      Tipe pemberi semangat

Peserta rapat yang memiliki tipe ini biasanya memiliki moral dan disiplin kerja yang tinggi sehingga orangnya cukup berwibawa dan disegani.

3.      Tipe inisiatif

Peserta rapat dengan tipe inisiatif biasanya akan muncul pada saat menemui kemacetan karena kurangnya atau tidak adanya data – data yang jelas untuk menyelesaikan masalah yang dibahas.

4.      Tipe pemersatu

Peserta rapat yang mempunyai tipe pemersatu biasanya memiliki sifat penuh pengertian, sabar, toleran yang tinggi, dan berjiwa besar.

5.      Tipe penyerang

Peserta rapat tipe ini gemar menyerang atau menyalahkan pendapat orang lain, sehingga memancing timbulnya pedebatan yang panjang dan menimbulkan perpecahan dalam kelompok.

6.      Tipe perantara

Peserta rapat dengan tipe perantara biasanya akan bertindak sebagai perantara atau menjembatani antara orang/kelompok yang berbeda.

Peserta tapat dengan tipe ini biasanya pandai bergaul, dapat dipercaya, dan memiliki wibawa di antara yang lainnya.

7.      Tipe pendengar

Peserta rapat dengan tipe pendengar biasanya bersifat pasif, hanya mendengarkan informasi – informasi yang disampaikan oleh pemimpin rapat atau peserta rapat lainnya.

C.  Fungsi Pemimpin Rapat

1.      Sebagai pengarah,

 seorang pemimpin rapat harus dapat mengarahkan para peserta rapat, agar tujuan rapat yang telah ditentukan dapat tercapai.

2.      Sebagai penengah

seorang pemimpin rapat harus dapat bertindak sebagai penengah jika terjadi pertentangan atau perbedaan pendapat di antara para peserta rapat.

3.      Sebagai penggerak

seorang pemimpin rapat harus dapat menggerakkan para peserta rapat untuk dapat berperan aktif dalam penyelesaian masalah yang dibicarakan pada rapat.

4.      Sebagai pencari solusi

seorang pemimpin rapat harus dapat bertindak sebagai pencari solusi jika rapat mengalami kemacetan atau kebuntuan.

D. Fungsi Peserta Rapat

1.      Sebagai penyumbang pendapat

 peserta rapat harus dapat menyumbang pendapat / ide agar masalah yang dihadapi dapat diselesaikan secara bersama – sama.

2.      Sebagai penyumbang data

pendapat pendapat yang disampaikan olehapara peserta rapat haruslah berdasarkan data – data yang benar dan rasional.

3.      Sebagai perumus kesimpulan

setiap peserta rapat harus ikut berperan aktif dalam perumusan kesimpulan.

4.      Sebagaia pembantu pimpinan

setiap peserta rapat harus mampu membantu pimpinan rapat agar dapat menjalankan rapat dengan baik dan diperoleh keputusan rapat yang memuaskan semua pihak.

5.      Sebagai pemeriksa hasil keputusan

hasil keputusan rapat ini harus diterima dan dijalankan oleh semua peserta rapat dengan senang hati, walaupun mungkin saja itu bukan merupakan saran/pendapatnya.

E. Pengendalian Rapat

1.      Pengendalian bebas terbatas

yaitu pengendalian rapat yang memberikan kesempatan secara  bebas kepada para peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya secara bergantian. Model ini terkesan demokratis namun dapat memberikan peluang kepada para peserta rapat yang ingin memonopoli dalam rapat.

2.      Pengendalian secara ketat

yaitu pengendalian rapat yang tidak memberikan kesempatan bertanya atau mengeluarkan pendapat kepada para pesertanya. Model ini terkesan kaku dan otoriter, sehingga para peserta rapat kurang bebas mengeluarkan pendapatnya.

3.      Pengendalian gabungan bebas terbatas dan ketat

yaitu pengendalian rapat yang memberikan kesempatan yang seluas - luasnya kepada peserta rapat untuk mengeluarkan pendapatnya dan apabila keadaan sudah mulai kurang terkendali, pemimpin rapat langsung menggunakan cara pengendalian ketat, sehingga keadaan normal kembali.

F. Teknik Bertanya Dalam Rapat

1.      Pertanyaan umum

yaitu pertanyaan yang diajukan oleh pemimpin rapat kepada seluruh peserta rapat dengan tujuan agar seluruh peserta rapat turut aktif berfikir mencari jawabannya.

Contoh “saudara – saudara sekalian, menurut saudara bagaimana tindak lanjut dari permasalahan yang sedang kita hadapi sekarang?”

2.      Pertanyaan langsung

yaitu pertanyaan yang diajukan oleh pemimpin rapat kepada peserta rapat dengan tujuan untuk memberi dorongan kepada peserta rapat yang memiliki sifat pemalu/penakut agar aktif dalam kegiatan rapat.

Contoh : “saudara agung, menurut pendapat Saudara bagaimana solusi terbaik untuk memecahkan masalah tadi?”

3.      Pertanyaan tidak langsung/dioperkan

yaitu pertanyaan yang diajukan oleh salah seorang peserta rapat kepada pemimpin rapat dan pemimpin rapat mengoper kembali pertanyaan tersebut kepada peserta rapat lainnya. Contoh : peserta A “Saudara Ketua, apakah tidak sebaiknya kita tunda dulu rencana untuk pembangunan gedung baru mengingat dana yang tersedia masih belum mencukupi?” Ketua : “Saudara fika selaku manager keuangan, bagaimana menurut saudara?”

G. Penyelenggaraan Rapat

1.      Membuka rapat hal hal yang harus dikemukakan dalam membuka rapat sbb:

a.       Acara rapat.

b.      Tata tertib rapat (bersifat fleksible).

c.       Motivasi (pentingnya masalah yang akan dibahas).

d.      Pengenalan masalah atau persoalanl yang akan dibahas.

e.       Tujuan diadakannya rapat.

f.       Tanggapan – tanggapan atau saran.

2.      Berlangsungnya rapat

Selama rapat berlangsung, pemimpin rapat harus dapat mengatur jalannya rapat agar tertib. Sekretaris bertanggung jawab untuk membuat catatan pelaksanaan rapat.

 Ada dua bentuk catatan rapat yaitu

a.       Verbatim yaitu catatan lengkap semua pembicaraan rapat tampa ditambahi ataupun dikurangi.

b.      Notula yaitu catatan yang berisi pokok pokok pembicaraan dalam rapat.

Fungsi catatan rapat yaitu :

1)      Sebagai dokumen dan alat pembuktian.

2)      Sebagai sumber informsi bagi peserta rapat yang tidak hadir.

3)      Sebagai dasar untuk pertemuan selanjutnya.

4)      Sebagai alat pengingat untuk para peserta rapat.

3.      Menutup rapat

Pemimpin rapat harus dapat menutup rapat dengan baik, sehingga rapat tidak berlarut - larut. Bila dalam rapat tersebut tidak ditemui hambatan dan telah menghasilkan keputusan, maka di akhir rapat pemimpin rapat dapat membacakan hasil rapat dan memberikan kesempatan kepada peserta rapat untuk mengemukakan hal – hal yang sekiranya belum tercakup dalam keputusan rapat.

H. Teknik Menyusun Notula Rapat

Susunan notula terdiri dari berikut ini :

1.      Judul notula tempat dan waktu diselenggarakannya rapat

2.      Nama pimpin dan sekretaris rapat

3.      Jumlah peserta rapat yang diundang

4.      Jumlah peserta rapat yang hadir (nama disebutkan dalam daftar hadir)

5.      Jumlah peserta rapat yang tidak hadir

6.      Acara atau agenda rapat

7.      Jalannya rapat/risalah rapat (dari acara pertama sampai dengan penutup)

8.      Tempat dan tanggal, bulan, tahun notula dibuat

9.      Tanda tangan pembuat notula

10.  pengesahan oleh pemimpin rapat

I. Istilah Istilah Yang Berhubungan Dengan Rapat

·         Ad hoc = panitia khusus yaitu suatu tim yang dipilih dan ditugaskan untuk menyelesaikan suatu tugas khusus.

·         Addendum = tambahan yang disampaikan pada sebuah mosi

·         Adjourtment = atas perhatian hadirin, ketua memutuskan untuk menghentikan rapat dan menunda diskusi lebih lanjut, karena terbatasnya waktu. Untuk itu harus ditentukan kapan rapat dibuka kembali.

·         Amandemen = perubahan mosi dengan menambahkan atau mengurangi beberapa kata. Setiap perubahan harus diusulkan, didukung, dan disampaikan kepada peserta rapat dengan cara yang semestinya.

·         Closure = mosi resmi yang diajukan untuk mengakhiri sebuah diskusi mengenai masalah khusus. Apabila mosi itu terulang untuk kedua kalinya, maka masalah harus segera diajukan dalam bentuk voting tanpa diskusi lebih lanjut. Setelah voting, diskusi dapat dilanjutkan.

·         Co-opterd member = seseorang yang ditunjuk secara khusus oleh sebagian besar anggota atas dasar voting sebagai penambahan keanggotaan. Dasar penunjukan adalah keahlian dari seseorang yang ditunjuk.

·         Ex officio = seseorang yang ditunjuk karena jabatan yang bersangkutan.

·         Lie on the table = tidak diambil suatu tindakan terhadapnya.

·         Majority = ketetapan berdasarkan jumlah suara terbanyak yang dibutuhkan agar suatu mosi diterima.

·         Mosi = keputusan rapat; yang menyatakan pendapat atau keinginan para anggota.

·         Nem com = tidak ada orang yang menyanggah. Sebuah mosi disebut nem com apabila tidak ada seorangpun yang menyanggah walaupun ada anggota yang abstain.

·         Next business = dibahas pada kesempatan berikutnya.

·         No confidence = mosi tidak percaya yang dapat disampaikan oleh anggota apabila mereka tidak mempercayai pemimpin rapat.

·         Out of order = suatu pendapat atau pernyataan yang bertentangan dengan peraturan rapat.

·         Point of order = pertanyaan yang diajukan oleh anggota selama rapat berlangsung mengenai prosedur rapat, tetapi pertanyaan dapat pula membicarakan peraturan organisasi atau peraturan kerja.

·         Proxy = seseorang yang ditunjuk untuk mewakili kepentingan orang lain dalam rapat. Hal ini sudah diatur dalam peraturan perusahaan.

·         Quorum = ketentuan tentang jumlah minimal anggota yang harus hadir agar rapat dapat dinyatakan sah. Jumlah minimal ini dicantumkan dalam anggaran dasar perusahaan.

·         Reference back = tambahan laporan atau pokok permasalahan sebagai bahan pertimbangan lebih lanjut bagi orang yang mengajukannya.

·         Resolusi = keputusan resmi dalam suatu rapat yang diusulkan, didukung, serta diajukan dalam rapat sebagaimana mestinya. Resolusi yang sudah di setujui tidak boleh diusulkan kembali.

·         Rider = tambahan resolusi yang sudah diajukan. Rider harus diajukan, diusulkan, dan didukung anggota, sama seperti mosi.

·         Right of reply = hak dari pemrakarsa suatu mosi untuk memberikan jawaban pada penutupan diskusi.

·         Status quo = keadaan sebagaimana adanya.

·         Standing order = pedoman yang disusun sebagai acuan kegiatan

·         Sebcomuittee = salah satu bagian yang ditunjuk untuk melakukan suatu tugas khusus atau menangani aspek khusus dari pekerjaan utama komite

·         Teller = orang yang ditugaskan untuk menghitung suara pada rapat.

·         Unanimous = resolusi yang disetujui oleh seluruh anggotanya.

·         Voting = pemungutan suara anggota rapat.